Per 1 juli 2024 is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) van start gegaan. Wat betekent dit en hoe regel je dit nu zo efficiënt mogelijk? In dit artikel bespreken we de hoofdlijnen van de WPM.

Het is goed om te weten dat per 1 juli 2024 de registratieperiode van de WPM begint voor organisaties met 100 of meer medewerkers. Het daadwerkelijk indienen van de gegevens gebeurt achteraf op de website van de RVO en dient uiterlijk 30 juni 2025 gereed te zijn voor de gegevens van het kalenderjaar 2024.

Het aantal medewerkers per organisatie wordt per KvK-nummer bekeken. Afhankelijk van uw organisatiestructuur kan het zijn dat uw organisatie onder meerdere KvK-nummers staat ingeschreven. U dient dan de informatie per KvK-nummer in te dienen.

Er zijn een aantal vormen van (zakelijke) mobiliteit en woon-werkverkeer die geregistreerd moeten worden. We focussen nu op de twee meest voorkomende vormen in het PO: de zakelijke mobiliteitsdeclaraties en het woon-werkverkeer.

Zakelijke mobiliteitsdeclaraties
Het uitgangspunt is dat alleen zakelijke reizen en geen woon-werkverkeerkosten op deze manier worden verwerkt. Indien er toch woon-werkverkeerbetalingen via deze methode worden gedaan, moeten deze worden gesplitst in de gegevensaanlevering.

Om een juiste gegevensaanlevering mogelijk te maken, zijn de volgende gegevens nodig op het (digitale) declaratieformulier:

• Datum zakelijke reis
• Vertreklocatie
• Aankomstlocatie
• Afgelegde kilometers (niet verplicht voor OV bij zakelijke reis)
• Vervoersmiddel (en brandstoftype bij auto)
• Declaratiebedrag

Als deze informatie reeds in uw administratie is opgenomen, heeft u al de juiste bronnen om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting. Indien er één of enkele gegevensvelden ontbreken, is het advies om uw administratie aan te vullen om op een efficiënte manier zowel uw declaraties te verwerken als uw aanlevering voor de WPM-gegevens te realiseren.

Indien dit niet op korte termijn mogelijk is, kunt u terugvallen op de medewerkers enquête methode. Meer informatie hierover vindt u in de handreiking van het RVO.

Woon-werkverkeer
Het is gebruikelijk dat vaak wel de afstand tussen de woon- of verblijfplaats en de werklocatie bekend is, maar niet het vervoersmiddel. Daarbij kan het vervoersmiddel ook nog wel eens wisselen. De uiteindelijk aan te leveren gegevens zijn niet complex. Er moet een totaallijst uitkomen van de jaarkilometers per vervoersmiddel/brandstofsoort voor de hele organisatie.

Afhankelijk van de gekozen methode hoe je deze tabel vult betekent dit het een en ander over de tijd die het je medewerkers kost om de benodigde gegevens aan te leveren.

Systeemregistratie

Om deze totaallijst uit je administratie te halen, moet er feitelijk op dagbasis bijgehouden worden op welke dagen je naar de werklocatie kwam en met welk vervoersmiddel. Er is immers soms sprake van thuiswerkmogelijkheden en ook weersinvloeden kunnen effect hebben op het gekozen vervoersmiddel.

De vraag die de schoolorganisatie zich moet stellen is hoe zij in hun huidige administratiesysteem hun medewerkers maximaal kunnen faciliteren in deze registratie en hoeveel registratiewerk er dan nog overblijft voor de medewerkers en of zij dat willen.

Als u bijvoorbeeld een reeds bestaand beleid en administratie heeft voor een thuiswerkvergoeding, dan is deze extra registratie wellicht slechts een beperkte aanvulling op bestaande processen.

Wees ook kritisch of je met deze registratie alle medewerkers in beeld krijgt, dat je niemand mist of dat je dubbele registraties krijgt als je verschillende informatiebronnen combineert. Let er ook op dat uw medewerkers met een reisafstand van minder dan 7 km goed geregistreerd staan. Uw huidige processen zijn nu waarschijnlijk ingericht op de vergoedingen conform de CAO PO, waardoor de woon-werkafstand wellicht niet voor iedereen gevuld is.

Enquêtemethode

De enquêtemethode behelst een beperkt aantal vragen over hoe de woon-werkverkeerreizen er in een gemiddelde week uitzien. Dit geeft geen 100% volledig en betrouwbaar beeld, maar dat hoeft ook niet. De enquête moet representatief zijn. Er worden geen harde eisen gesteld aan wanneer het representatief is, maar let erop dat er voldoende reacties zijn onder de verschillende functies, omdat die potentieel ander reisgedrag kunnen hebben. Dit levert per reactie onderstaande tabel op die u kunt doorrekenen naar jaartotalen. Voor de rekenmethode zie de handreiking van het RVO.

Tip: neem deze enquête op in uw HR-jaarkalender en integreer deze als je reeds een andere enquête afneemt.

Tot slot

Per rapportageperiode kunt u slechts gebruik maken van één rapportagemethode.

Heeft u advies rond dit onderwerp nodig of hulp met de inrichting hiervan? Neem dan contact met ons op via r.vissers@provenance.nl.

De rol van HR Business Partner

De HR Business Partner is de HR generalist van je organisatie die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en opvolgen van je HR-beleid. Daarbij is hij de expert binnen het vakgebied, niet alleen op het gebied van wet- regelgeving maar ook op het gebied van hoe wijzigingen de organisatie met zijn mensen kunnen beïnvloeden. Hij opereert voornamelijk op tactisch en strategisch niveau en zorgt ervoor dat je organisatie strategie en doelstellingen vertaald worden naar de HR thema’s die dit raakt.

Tot zover de ‘papieren omschrijving’ zoals we deze vaak in een vacaturetekst lezen.

Maar wat maakt een HR Business Partner een succesvolle partner volgens Provenance?

Dit begint toch in basis bij de ‘papieren omschrijving.’ Een business partner is de generalistische expert. Daarbij hoort een inhoudelijke opleiding en ervaring binnen het werkveld. De business partner is zich bewust van zijn eigen kennis en  ervaring en weet welke zaken hij zelf kan oppakken en waarneer er een andere specialist (zowel binnen als buiten het HR werkveld) betrokken moet zijn. Daarbij komt communicatie.  Communiceer ideeën en voortgang helder met alle betrokkenen. Laat ook zo duidelijk mogelijk weten wat de rol en bijhorende verwachting van andere is. Met deze twee facetten kom je al een heel eind. Maar de echte succesfactor volgens Provenance is het begrijpen van de ‘business’ van je klant. Je hoeft niet in staat te zijn de rol van je gesprekspartner over te nemen. Maar het helpt wel als je de context van het werk begrijpt, tegen welke zaken lopen ze aan, in welke omgeving speelt dit af en wat dit betekend voor de verschillende personen en rollen op die werkplek.

Op deze manier krijg je als business partner een zo goed mogelijk beeld wat je plannen betekenen voor alle personen en alle lagen binnen de organisatie. Door ze betrekken in je plannen creëer je tevens begrip en draagvlak voor de ontwikkelingen.

En hoe brengt Provence dat in de praktijk?

Daarvoor kijken we mee met Robin Vissers. Hij vervult momenteel een interim rol als HR Business Partner bij Koninklijke Auris. Robin is ervaren in het onderwijs maar Auris is een expert organisatie op het gebied van ondersteuning op het gebied van doofheid, slechthorendheid en taalontwikkelingsstoornis (cluster 2). Dit betekend dat het werk en de omgeving van zijn collega’s flink verschilt ten opzichte van een reguliere onderwijs instelling. Om zijn werk beter te kunnen aansluiten op de doelgroep liep bij een ochtend mee op een behandelgroep in Woerden. 

En Robin, wat heb je gezien en geleerd?

Ik mocht meekijken op een kleuter behandelgroep. De structuur en manier van omgang herken ik van mijn eigen kinderen in groep 1 en 2. Maar daarom heen zit een intensieve behandelstructuur in kleine groepjes of op individuele basis door diverse specialisten. Ik zag dat dit best wat vraagt van de kinderen. De behandelaars gingen hier flexibel mee om en dit vroeg om constant aanpassen van de planning als een kind een rust moment nodig had. Ik vond het mooi om te zien hoe alle behandelaars hier samen te werk in gingen en alles draaide om de ontwikkeling en het welzijn van de kinderen. Dit is echt een heel andere setting dan een reguliere klas in het onderwijs en belangrijk voor mij om te weten als ik bijvoorbeeld een teamleider adviseer in re-integratie mogelijkheden.