De vraag maakte ons nieuwsgierig naar hoe het proces tot nu toe was ingericht. Wij stelden daarvoor een audit voor. Wat daaruit bleek was dat de scholengemeenschap een nieuw facturatiesysteem in gebruik had genomen. Daarmee was onduidelijk geworden wie waarvoor verantwoordelijk was is het proces van bankbetalingen. Met als gevolg dat die niet meer up-to-date waren.
We hebben de scholengemeenschap daarop de volgende aanbevelingen gedaan:
- De te betalen facturen moeten zo vroeg mogelijk in het proces worden gecontroleerd, om herstelwerkzaamheden achteraf te voorkomen
- Er moeten minimaal twee functionarissen betrokken zijn bij de autorisatie van betalingen, het zogenaamde vierogen-principe.
De nieuwe procedure hebben we tekstueel beschreven en visueel weergegeven in een zogenaamde zwembaan, die we besproken hebben met de betrokkenen. Vanaf nu is altijd duidelijk wie waar in het autorisatieproces verantwoordelijk voor is. Niet alleen werken de betrokken medewerkers tot volle tevredenheid met de nieuwe procedure, ook met de betalingen zijn ze weer helemaal bij.
U wilt ook uw betalingsprocessen actueel en betrouwbaar ingericht hebben? Wij gaan graag met u in gesprek.
