De registratie van reiskostenvergoeding woon-werkverkeer in het PO is per 1 januari 2024 vereenvoudigd door te werken met een vaste vergoeding per maand in plaats van het werkelijke aantal kilometers. Maar de volgende aanpassing is reeds hier.
Per 1 juli 2024 is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) van start gegaan. Wat betekent dit en hoe regel je dit nu zo efficiënt mogelijk? In dit artikel bespreken we de hoofdlijnen van de WPM.
Het is goed om te weten dat per 1 juli 2024 de registratieperiode van de WPM begint voor organisaties met 100 of meer medewerkers. Het daadwerkelijk indienen van de gegevens gebeurt achteraf op de website van de RVO en dient uiterlijk 30 juni 2025 gereed te zijn voor de gegevens van het kalenderjaar 2024.
Het aantal medewerkers per organisatie wordt per KvK-nummer bekeken. Afhankelijk van uw organisatiestructuur kan het zijn dat uw organisatie onder meerdere KvK-nummers staat ingeschreven. U dient dan de informatie per KvK-nummer in te dienen.
Er zijn een aantal vormen van (zakelijke) mobiliteit en woon-werkverkeer die geregistreerd moeten worden. We focussen nu op de twee meest voorkomende vormen in het PO: de zakelijke mobiliteitsdeclaraties en het woon-werkverkeer.
Zakelijke mobiliteitsdeclaraties
Het uitgangspunt is dat alleen zakelijke reizen en geen woon-werkverkeerkosten op deze manier worden verwerkt. Indien er toch woon-werkverkeerbetalingen via deze methode worden gedaan, moeten deze worden gesplitst in de gegevensaanlevering.
Om een juiste gegevensaanlevering mogelijk te maken, zijn de volgende gegevens nodig op het (digitale) declaratieformulier:
- Datum zakelijke reis
- Vertreklocatie
- Aankomstlocatie
- Afgelegde kilometers (niet verplicht voor OV bij zakelijke reis)
- Vervoersmiddel (en brandstoftype bij auto)
- Declaratiebedrag
Als deze informatie reeds in uw administratie is opgenomen, heeft u al de juiste bronnen om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting. Indien er één of enkele gegevensvelden ontbreken, is het advies om uw administratie aan te vullen om op een efficiënte manier zowel uw declaraties te verwerken als uw aanlevering voor de WPM-gegevens te realiseren.
Indien dit niet op korte termijn mogelijk is, kunt u terugvallen op de medewerkers enquête methode. Meer informatie hierover vindt u in de handreiking van het RVO.
Woon-werkverkeer
Het is gebruikelijk dat vaak wel de afstand tussen de woon- of verblijfplaats en de werklocatie bekend is, maar niet het vervoersmiddel. Daarbij kan het vervoersmiddel ook nog wel eens wisselen. De uiteindelijk aan te leveren gegevens zijn niet complex. Er moet een totaallijst uitkomen van de jaarkilometers per vervoersmiddel/brandstofsoort voor de hele organisatie.
| Vervoersmiddel woon-werk verkeer | Benodigde gegevens |
| Auto, benzine | Jaarkilometers |
| Auto, diesel | Jaarkilometers |
| Auto’s die behoren tot de (plug-in) hybride | Jaarkilometers |
| Auto, 100% elektrisch | Jaarkilometers |
| Auto, andere brandstoffen | Jaarkilometers |
| Motorfiets, benzine | Jaarkilometers |
| Motorfiets, elektrisch | Jaarkilometers |
| Bromfiets/scooter, benzine | Jaarkilometers |
| Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed pedelec) | Jaarkilometers |
| (e-)Fiets en lopen | Jaarkilometers |
| Openbaar vervoer | Jaarkilometers |
Afhankelijk van de gekozen methode hoe je deze tabel vult betekent dit het een en ander over de tijd die het je medewerkers kost om de benodigde gegevens aan te leveren.
Systeemregistratie
Om deze totaallijst uit je administratie te halen, moet er feitelijk op dagbasis bijgehouden worden op welke dagen je naar de werklocatie kwam en met welk vervoersmiddel. Er is immers soms sprake van thuiswerkmogelijkheden en ook weersinvloeden kunnen effect hebben op het gekozen vervoersmiddel.
De vraag die de schoolorganisatie zich moet stellen is hoe zij in hun huidige administratiesysteem hun medewerkers maximaal kunnen faciliteren in deze registratie en hoeveel registratiewerk er dan nog overblijft voor de medewerkers en of zij dat willen.
Als u bijvoorbeeld een reeds bestaand beleid en administratie heeft voor een thuiswerkvergoeding, dan is deze extra registratie wellicht slechts een beperkte aanvulling op bestaande processen.
Wees ook kritisch of je met deze registratie alle medewerkers in beeld krijgt, dat je niemand mist of dat je dubbele registraties krijgt als je verschillende informatiebronnen combineert. Let er ook op dat uw medewerkers met een reisafstand van minder dan 7 km goed geregistreerd staan. Uw huidige processen zijn nu waarschijnlijk ingericht op de vergoedingen conform de CAO PO, waardoor de woon-werkafstand wellicht niet voor iedereen gevuld is.
Enquêtemethode
De enquêtemethode behelst een beperkt aantal vragen over hoe de woon-werkverkeerreizen er in een gemiddelde week uitzien. Dit geeft geen 100% volledig en betrouwbaar beeld, maar dat hoeft ook niet. De enquête moet representatief zijn. Er worden geen harde eisen gesteld aan wanneer het representatief is, maar let erop dat er voldoende reacties zijn onder de verschillende functies, omdat die potentieel ander reisgedrag kunnen hebben. Dit levert per reactie onderstaande tabel op die u kunt doorrekenen naar jaartotalen. Voor de rekenmethode zie de handreiking van het RVO.
| Gemiddelde werkweek | Vervoersmiddel | KM enkele reis |
| Dag 1 | ||
| Dag 2 | ||
| Dag 3 | ||
| Dag 4 | ||
| Dag 5 |
Tip: neem deze enquête op in uw HR-jaarkalender en integreer deze als je reeds een andere enquête afneemt.
Tot slot
Per rapportageperiode kunt u slechts gebruik maken van één rapportagemethode.
Heeft u advies rond dit onderwerp nodig of hulp met de inrichting hiervan? Neem dan contact met ons op.
